Automatisiertes Forderungsmanagement, Inkasso und Mahnwesen automatisieren

Gezieltes Forderungsmanagement bildet einen wesentlichen Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche Payment-Strategie. Rückbelastungen und nicht fristgerecht gezahlte Rechnungen belasten die Liquidität und führen oftmals zu hohen Kosten. Um den Beitreibungserfolg nicht zu gefährden und weitere Kosten möglichst gering zu halten, müssen überfällige Forderungen schnell und effizient bearbeitet werden. Mit dem Add-On für Forderungsmanagement übernimmt PAYONE alle Prozesse des Forderungsmanagements für Sie – bis hin zum Inkasso.

Payment mit integriertem Forderungsmanagement

Versäumt Ihr Kunde die fristgerechte Zahlung einer Rechnung oder kommt es zu einer Rückbelastung, wird PAYONE automatisch aktiv und übernimmt das Forderungsmanagement für Sie – von der ersten Mahnung bis hin zum Inkasso.

Automatisierter Mahnungsversand per E-Mail oder Briefpost

Alle Mahnung werden nach Ihren individuellen Designvorgaben generiert und wahlweise per E-Mail oder per klassischer Briefpost an den Kunden versendet. Der Versandweg lässt sich für jede Mahnstufe individuell aussteuern.

Flexibel anpassbare Mahnprozesse

Dank umfassender Konfigurationsmöglichkeiten profitieren Sie von bestmöglichen Beitreibungsquoten. Das Spektrum reicht von variierenden Toleranzgrenzen und Mahnfristen bis hin zu individuellen Texten, die sich flexibel pro Mahnstufe anpassen lassen.

Standardisierte Inkasso-Anbindungen

Mittels standardisierter Inkassoanbindungen können Forderungen bei erfolglosem Verlauf des Mahnwesens automatisch an Inkassounternehmen übergeben werden. Durch die Rückverarbeitung bei Aktenabschuss sind alle Vorgänge jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Alles auf einen Blick verfügbar

Über das PAYONE Merchant Interface (PMI) und die umfassenden Schnittstellen können Sie jederzeit alle Mahnläufe zu jedem Debitoren einsehen und bearbeiten.

Volle Hoheit über alle Prozesse

Dank Mahnsperren sowie Mahn- und Inkassovorschlagslisten haben Sie jederzeit Hoheit über alle Prozesse und können Sie jederzeit Einfluss nehmen.

Integriertes Forderungsmanagement mit Inkassoweitergabe

Das Add-On für Forderungsmanagement erlaubt ein automatisiertes kaufmännisches Mahnwesen sowie die Übergabe von Fällen an das Inkasso, um überfällige Forderungen beizutreiben. Im Falle einer Rückbelastung oder einer nicht fristgerecht beglichenen Rechnung initiiert PAYONE automatisch alle Folgeprozesse. Das Mahnwesen lässt sich hierbei individuell konfigurieren. Das Mahnwesen lässt sich hierbei nach Ihren Vorgaben individuell konfigurieren. Modernste Technologien und Zertifizierungen nach Branchenstandards sorgen dabei für maximale Sicherheit, Performance und Verfügbarkeit.


Die Funktionen im Überblick

Das Add-On bietet ein umfangreiches Leistungsspektrum mit umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten zur Umsetzung Ihrer Forderungsmanagement-Strategie:

Automatische Einleitung des kaufmännischen Mahnwesens bei überfälligen Forderungen

Bei überfälligen Forderungen z.B. aus Rückbelastungen oder nicht fristgerecht gezahlten Forderungen wird PAYONE automatisch aktiv und initiiert das Mahnwesen nach Ihren individuellen Vorgaben.

Flexible Mahnstufen mit individuellen Fristen und Gebühren

Konfigurieren Sie Ihr Mahnwesen nach Ihren Vorstellungen. Sie haben die Möglichkeit bis zu 4 Mahnstufen zu hinterlegen, dabei können die zeitlichen Fristen zur jeweils nächsten Mahnstufe von Ihnen je Stufe frei definiert werden. Pro Mahnstufe können Gebühren definiert werden, die bei Erreichen der entsprechenden Mahnstufe automatisch als Forderung übernommen und im Mahnprozess berücksichtigt werden.

Tolerante Mahnschwellen

Sie können für jede Mahnstufe eine Toleranzgrenze definieren, ab welcher der Mahnlauf eingestellt werden soll. So kann beispielsweise bei Cent-Differenzen bei Überweisungen oder bei nicht überwiesenen Mahngebühren von weiteren Mahnungen abgesehen werden.

Mahnsperren

Mittels Mahnsperren haben Sie jederzeit die Möglichkeit das Mahnwesen für einzelne Kunden zu unterbrechen. Die Sperre kann jederzeit aufgehoben werden, um den Mahnlauf fortzusetzen.

Mahn- und Inkassovorschlagslisten

Sollte es gewünscht sein, den Mahnlauf oder die Inkassoübergabe vollautomatisch abzugeben, kann der Prozess zu diesen Punkten pausiert werden. Erst nach Ihrer expliziten Freigabe wird dann der Mahnlauf gestartet bzw. die Forderung an das Inkassounternehmen übergeben. Die Freigabe kann wahlweise manuell über das PAYONE Merchant Interface (PMI) oder automatisiert über die umfangreichen Schnittstellen vorgenommen werden.

Automatische Beendigung des Mahnlaufs bei Ausgleich der Forderungen

Der Ausgleich von Forderungen wird automatisch erkannt und der Mahnlauf wird automatisch beendet.

Mahnungsversand per E-Mail oder Post

Für jede Mahnstufe lässt sich die gewünschte Versandart unabhängig definieren. Der automatisierte Versand der Mahnung erfolgt entweder als E-Mail mit PDF-Anhang, als Plain-Text E-Mail oder per Post an Ihre Kunden. Die Übergabe der generierten Dokumente erfolgt täglich vollautomatisiert.

Frei anpassbares Design

Wählen Sie zwischen unseren Standardvorlagen oder lassen Sie sich von PAYONE individuelle Templates für Ihre Mahnungen erstellen. Das Standard-Template bietet Ihnen die Möglichkeit alle relevanten Daten sowie Ihr Unternehmenslogo in einem vordefinierten Format einzubinden. Darüber hinaus können Sie individuelle Templates anlegen lassen, um Layout, Design und Inhalt auf Ihre exakten Vorgaben anpassen zu lassen.

Sammelmahnungen

Das Modul Collect führt nach Möglichkeit alle Mahnläufe eines Käufers zusammen. Sofern sich mehrere offene Forderungen eines Käufers in einem Mahnlauf befinden, werden in einer Mahnung grundsätzlich alle Forderungen aufgelistet und als Summe angemahnt, damit der Käufer nicht mehrere Mahnungen in kurzen Zeitabständen erhält (sollten z.B. zwei Mahnläufe am selben Tag eine höhere Mahnstufe erreichen, so wird nur eine Mahnung verschickt). Jeder Mahnlauf bleibt dabei trotzdessen eigenständig und durchläuft entsprechend seiner Fälligkeit die konfigurierten Mahnstufen.

Multilanguage

Alle Mahnungen können in verschiedenen Sprachen generiert werden und pro Sprache individuell angepasst werden.

Standardisierte Anbindung an externe Inkasso-Dienstleister

Sollte der Mahnlauf erfolglos verlaufen, kann die Forderung automatisch an ein Inkassounternehmen übergeben werden. PAYONE verfügt dabei über Standardanbindungen zu verschiedenen Inkassodienstleistern. Die Übermittlung erfolgt täglich und voll automatisiert. Eingehende Zahlungen nach Abgabe des Falls an das Inkasso werden automatisch an das Inkassounternehmen gemeldet. Aktenabschlüsse des Inkassounternehmens werden von PAYONE automatisiert verbucht.


Zentrale Übersicht und volle Transparenz

Über das PAYONE Merchant Interface (PMI) haben Sie jederzeit vollen Zugriff auf alle Mahnläufe und Mahnungen samt der zugehörigen Payment-Vorgänge, Belege und Kundendaten. Zudem können Sie hier jederzeit nach Ihren Wünschen Einstellungen optimieren und Veränderungen vornehmen. So haben Sie jederzeit volle Transparenz über alle Vorgänge. Erfahren Sie mehr über das PAYONE Merchant Interface (PMI).


Schnittstellen und Integration

PAYONE bietet Ihnen flexible API-Schnittstellen mit welchen Sie alle Vorgänge steuern können. Erfahren Sie mehr über die Schnittstellen von PAYONE.

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