GoBD-konforme All-in-One-Kassensysteme

Laut §238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch HGB ist jeder Händler, Gastronom oder Dienstleister zu einer klaren und übersichtlichen Buchführung verpflichtet. Buchungen unleserlich machen oder Bleistifteinträge ist unzulässig. Buchungen müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet erfolgen. Jeder Buchung erfordert einen Beleg, alle Buchführungsunterlagen sind ordnungsmäßig aufzubewahren.

Die TSE ist seit dem 1.Januar 2023 für alle Unternehmen, die eine elektronische Kassenlösung einsetzen, vorgeschrieben. TSE-Daten können lokal vor Ort oder in der Cloud gespeichert werden und müssen per digitaler Schnittstelle nur auf Anfrage direkt ans Finanzamt übertragen werden können. Eine spezifische TSE-Technik ist nicht vorgeschrieben oder eingeschränkt. Grundsätzlich gilt: Die TSE und damit aufgezeichnete Daten dürfen nicht nachträglich manipulierbar sein. Eine entsprechende Prüfung und Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Zertifizierung ist Aufgabe der TSE-Hersteller.

Ja, selbstverständlich verfügen Donner, Comet und Dasher über eine offiziell zertifizierte TSE.

Unsere Kassensysteme speichern die Daten via Internetverbindung in der Cloud. Fällt Ihr Internetanschluss aus, werden die Daten zunächst lokal gespeichert und nach Wiederaufbau der Verbindung in der Cloud nachgetragen. Dafür wichtig zu wissen: Beträgt die Internet-Auszeit mehr als 48h, müssen Sie dies dem Finanzamt mitteilen.

Nein, hierzulande besteht keine grundsätzliche Registrierkassen- oder Kassensystem-Pflicht. Die einzig erlaubte Alternative "offene Ladenkasse" eignet sich in der Praxis jedoch nur in Ausnahmefällen. Warum dies so ist, erfahren Sie auf unserer Ratgeberseite zu KassenSichV & Co.

Eine DATEV-Schnittstelle ist vorhanden; Daten stehen im csv-Format zur Verfügung und können per E-Mail direkt aus dem Kassensystem heraus versendet werden.

Wichtige Basisfunktionen für verschiedene Branchen zeigt bereits die Übersicht am Seitenanfang. Nicht jede Branche braucht alle Funktionen: Die Tischreservierung ist bspw. in der Gastronomie essenziell, nicht aber in einer Boutique. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Mitarbeiterverwaltung und z.B. Reporting-Funktionen benötigen jedoch die die meisten Unternehmen.

Dies sind branchenübergreifend relevante Funktionen (Beispiele):

• Kassenfunktion mit TSE (Kassenberichte, Kassenbuch etc.)
• Zahlungsfunktion mit Kartenterminal-für Kartenterminal
• Touchscreen-Bedienung
• Kundenverwaltung: Kunden mit individuellen Daten hinterlegen 
• Kundenkarten: Tool zur Kundenbindung
• Gutscheine/ Couponing: Gutscheine ausstellen (ggf. Versenden per E-Mail,
• SMS oder Messenger), GoBD-konforme Verwaltung der Gutscheine über Kassensystem
• Warenwirtschaft: Ein- und abgänge buchen, Benachrichtigung bei geringem Lagerbestand, Bestellungen aus dem System heraus,
• Inventurfunktion
• E-Commerce-Integration: Kasse und Lagerbestände für Online-Shop / Lieferservice vernetzen
• Mitarbeiterverwaltung: Zeiterfassung, Personalplanung
• Buchhaltung: finanzamtkonforme Aufbereitung für Steuerberater und Finanzamt, Bereitstellung der TSE-Transaktionsdaten ans Finanzamt
• Reporting: Kennzahlen und Auswertungen zum täglichen Geschäftsbetrieb (Umsatz, Umsatz/Mitarbeiter, Umsatz/Kategorie, Top- oder Flop-Produkte etc.)
  
  

Funktionen für individuelle Branchen (Beispiele):

• Terminverwaltung (Friseur, Kosmetik, Wellness etc.)
• Funkbon-Übermittlung an Küche und Bar getrennt (Gastronomie)
  Gang-Steuerung (Gastronomie)

PAYONE stellt über das Kartenterminal nützliche Zusatzfunktionen zur Verfügung. Diese Mehrwertfunktionen sind zusammen mit dem Kartenterminal bei PAYONE buchbar. Bspw. für die Gastronomie sehr relevant: Die Funktion TIP. Die Trinkgeldfunktion erlaubt Gästen, das Trinkgeld zusammen mit der Bewirtungsrechnung über das Kartenterminlal zu entrichten. Für Einzelhändler relevant: CashBack, PayHappy!, DCC (dynamische Währungsumrechnung), TaxFree (Mehrwertsteuerrückerstattung - zusammen mit DCC sinnvoll, wenn Sie viele Nicht-EU-Kunden bedienen). PAYONE bietet eine Reihe weiterer Mehrwertfunktionen, die sowohl im stationären als auch im Online-Shop Vorteile bringen.

Ohne Ihr Unternehmen zu kennen, können wir dies natürlich nicht uneingeschränkt bejahen. PAYONE Kassensysteme bewähren sich aber in Unternehmen aller Größenordnungen aus vielen verschiedenen Branchen. Die Wahrscheinlichkeit ist also hoch, dass sich unsere Kassenlösungen auch für Sie eignen. Um es abschließend zu beurteilen, bitten wir Sie, uns für eine individuelle Beratung zu kontaktieren.

• Kassensysteme Blumenhandel
• Kassensystem Einzelhandel
• Kassensystem Friseur
• Kassensystem Imbiss und Foodtruck
• Kassensystem Kiosk, Späti, Büdchen
• Kassensystem Kleinunternehmer
• Kassensystem Bäckereien und Konditoreien
• Kassensystem Kosmetik
• Kassenystem Café und Bistro
• Kassensystem Bar und Kneipen
• Kassensystem Gastronomie

Inhaber kleinerer Betriebe vermuten häufig, dass ein Kassensystem hohe Kosten verursacht und viel zu viele Funktionen integriert, die kleine Unternehmen nicht nutzen. Zu bedenken ist allerdings, dass GoB und GoBD für Unternehmen aller Größen gelten, also auch für kleine und kleinste. Das Erfüllen dieser rechtlichen Bestimmungen erfordert immer Hard- und Software - ein Kassensystem kann statt dieser eingesetzt werden. Wie weiter oben gezeigt, spart ein Kassensystem auf diese Weise Kosten. Unter Umständen sogar mehr als die monatliche Gebühr.

Unsere Erfahrung zeigt: PAYONE Kassensysteme bewähren sich in den unterschiedlichsten Branchen. Ist Ihre Branche auch dabei? Fragen Sie uns einfach! Wir beraten Sie sehr gerne persönlich zu Ihren individuellen Anforderungen.